コラボレーション・情報共有
ビルメンテナンス・清掃業 × 文書管理システム
「文書管理システム」とは
契約書・図面など各種文書を電子化し、版管理・検索を可能にするシステム。
代表的な機能
- 文書のバージョン管理
- アクセス権限・承認フロー
- OCRによる紙文書のデジタル化
- 保存期限管理・自動廃棄アラート
システム構成イメージ
紙文書のスキャン 版管理・検索 権限・保存期限管理 ┌──────────┐ ┌────────────┐ ┌──────────────┐ │ 契約書・図面│ │ 最新版を自動 │ │ 役職に応じた │ │ をOCRで ├───▶│ 判定・全文 ├───▶│ 閲覧権限を設定 │ │ デジタル化 │ │ 検索 │ └──────────────┘ └──────────┘ └────────────┘ 今まで: 契約書や図面を紙のキャビネットで保管 → 最新版がどれか分からなくなる 導入後: スキャンして検索可能に → 版違いのミスがなくなる
こんな会社で使われています
- 契約書や図面を紙のキャビネットで保管していて検索に時間がかかる会社
- 最新版がどれか分からなくなることがある会社
導入を検討する前に
導入前によくある課題
- 契約書や図面を紙のキャビネットで保管し検索に時間がかかる
- 最新版がどれか分からなくなることがある
想定価格帯（目安）
- 初期費用
- 30万〜200万円
- 月額
- 3万〜15万円
※ 実際の価格は要件・規模により変動します。あくまで目安です。
選び方のポイント
- 既存の紙文書をスキャンして取り込みやすいか
- 部署・役職に応じた閲覧権限を細かく設定できるか
この画面のプロトタイプ
すでに作成済みのワイヤーフレーム（サンプル画面）です。実データとは連携していません。
- 文書管理システム
文書管理システム
物件別書類・法定保存文書管理
汎用のファイル共有ではなく、「物件別フォルダ」構造と、消防法・建築基準法など業種特有の法定保存年限管理を軸にする。契約書の原本所在・電子化状況、役割別のアクセス権限まで含める。
画面一覧（9）
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